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Quels sont les éléments à connaitre avant d’émettre une facture ?

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La facture, qu’est-ce que c’est ?

Une facture est un document commercial et comptable qui prouve un achat ou une vente. Une facture atteste de la créance d’un créancier envers un débiteur, autrement dit de la dette d’un client (professionnel ou particulier) envers un fournisseur.

 

La facture, à quoi ça sert ?

La facture est émise par le fournisseur et à plusieurs fonctions :
  • Juridique : c’est une preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue. Ainsi est constaté le droit de créance du vendeur.
  • Commerciale : nous avons ici le détail des conditions de négociation de la vente entre fournisseur et client, notamment en ce qui concerne le montant à payer.
  • Comptable : c’est un justificatif nécessaire à l’établissement des comptes.
  • Fiscale : c’est un support à l’exercice des droits sur la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) que ce soit en collecte ou en déduction. Elle est indispensable lors du contrôle de l’impôt.
Elle constate les conditions des achats et ventes de produits, de marchandises ou de services rendus (nature, quantité, poids, qualité, prix, conditions et échéance de paiement notamment).
=> Un défaut de facturation est passible d’une amende pénale de 75 000€, cette amende pouvant être portée à 50% de la somme facturée ou de celle qui aurait dû l’être, et d’un redressement fiscal (de 50% du montant de la transaction).

Quelle forme pour la facture ?

Une facture, pour être considérée comme telle, doit :
Actuellement, la facture peut être délivrée sous forme papier ou électronique sous certaines conditions (https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31410).

=> Un ticket de caisse ou de carte bancaire n’est pas une facture.

 

Quand dois-je la faire ?

Dès que la réalisation de la vente a lieu (en principe, au plus tard à la livraison de la marchandise) ou dès la prestation de service réalisée.
Un différé de 15 jours de la facturation peut être admis pour les nécessités de la gestion administrative.
Des factures peuvent être établies périodiquement pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes réalisées au profit d’un même client pour lesquelles la taxe devient exigible au cours d’un même mois civil. L’établissement de cette facture doit se faire au plus tard à la fin de ce même mois : le délai ne doit pas dépasser un mois.
– Cette date d’émission fait partie des mentions obligatoires (https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808),
=> Les originaux ou les copies des factures sont à conserver 10 ans à partir de la date de la vente ou de la prestation de service.
Comment faire pour la numérotation ?
La numérotation est représentée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture.
Si une facture a plusieurs pages, elles doivent être numérotées selon une séquence n/N : « n » étant le numéro d’ordre des pages et « N » le nombre total. Le numéro de la facture doit figurer sur toutes les pages.
Il n’est pas possible d’émettre des factures à postériori et 2 factures ne peuvent pas avoir le même numéro (https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808).

 

Quel mode de règlement ?

  • Par chèque,
  • En espèces (au-delà de 1000€, le paiement en espèce d’une dette professionnelle est interdit)
  • Par virement bancaire
  • Par lettre de change ou effet de commerce.
=> La mention du mode de règlement n’est pas obligatoire sur une facture alors que la date de règlement et le délai de paiement le sont.

 

Que faire en cas d’annulation ou de rectification d’une facture ?

Le principe : une facture peut être annulée ou rectifiée. Elle ne peut en aucun cas être supprimée.
La numérotation chronologique permet de vérifier qu’il n’y a pas de « trou » dans les séquences numériques.
Dans ce cadre, le vendeur ou le prestataire de service doit adresser à son client :
  • Soit une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente (faire mention dans le corps de la nouvelle facture de la référence à la facture annulée).
  • Soit une note d’avoir, notamment en cas de remise accordée a posteriori en faisant référence à la facture initiale (facture en « négatif » du montant de la réduction).
Pour les redevables de la TVA ayant déjà acquitté la TVA correspondant à la facture initiale, la note d’avoir doit comporter certaines mentions :
  • En cas de récupération de la TVA correspondant à la partie du prix objet de la réduction, la note d’avoir doit indiquer le montant HT du rabais et le montant de TVA correspondant en faisant référence à la facture initiale. Le client redevable doit alors rectifier la déduction de TVA opérée.
  • Dans le cas contraire, la note d’avoir doit faire référence à la facture initiale et préciser que le rabais est net de taxe.
=> En cas d’erreur ou d’omission concernant la TVA, le client assujetti à la TVA ne peut jamais procéder lui-même à la rectification : il doit demander une facture rectificative.
Pour tout renseignement complémentaire et pour voir ensemble où vous en êtes : contactez-nous !!!
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